Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Z dniem 01.11.2008r weszła w życie ustawa o nazwie MoMIG, modernizująca przepisy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbHG). W kodeksie GmbHG uregulowano na tej podstawie spółkę przedsiębiorców z ograniczoną odpowiedzialnością (UG (haftungsbeschränkt)).
Uwagi ogólne dotyczące niemieckich spółek z ograniczoną odpowiedzialnością
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbH) oraz spółka przedsiębiorców z ograniczoną odpowiedzialnością (UG (haftungsbeschränkt)) to spółki kapitałowe o własnej osobowości prawnej.

Spółki GmbH i UG (haftungsbeschränkt) są reprezentowane na rynku prawnym i gospodarczym przez ich zarząd.

Jako podmiot prawny posiadają zdolność sądową, upadłościową, mogą nabywać prawa i zobowiązania. Jednocześnie są podmiotem podatkowym.
Różnice pomiędzy GmbH i UG (haftungsbeschränkt)

Minimalny kapitał zakładowy spółki GmbH wynosi 25.000,00 €, a spółki typu UG (haftungsbeschränkt) 1,00 €.

UG (haftungsbeschränkt) jest ustawowo zobowiązana aby jedną czwartą swojego rocznego zysku regularnie inwestować w tworzenie rezerw kapitałowych.

Jeżeli suma kapitału zakładowego i rezerw kapitałowych w (UG (haftungsbeschränkt)) osiągnie wartość 25.000,00 € można ją przekształcić w GmbH.
Ograniczenie odpowiedzialności

Ograniczenie odpowiedzialności wspólników w GmbH i w UG (haftungsbeschränkt) jest możliwe od momentu wpisu spółki do rejestru handlowego i uiszczenia przez wspólników statutowych udziałów.

Od tego momentu za zobowiązania finansowe GmbH lub UG (haftungsbeschränkt) odpowiada majątek spółki. W przypadku nie wniesienia przez wspólników wkładu, ciąży na nich osobista odpowiedzialność za jego równowartość.

W przypadku nadużycia przepisów GmbHG, przewleczenia upadłości i nie uiszczenia składek do ubezpieczenia socjalnego odpowiada za także zarząd spółki swoim prywatnym majątkiem.

Spółka odpowiada zawsze całym swoim majątkiem. Jej odpowiedzialność nie jest ograniczona do wartości ustawowych udziałów jej wspólników.
Procedura założenia GmbH lub UG (haftungsbeschränkt)

Pierwszym krokiem jest umowa spółki nazywana także statutem spółki. Umowę sporządza się albo na ustawowo przewidzianym formularzu, nazwanym protokółem wzorcowym, albo w formie aktu notarialnego.

Używając protokół wzorcowy należy udostępnić minimalny kapitał zakładowy w gotówce. W tym przypadku nie można założyć spółki uiszczając za udział aport (wkład rzeczowy).

Umowę spółki należy podpisać przed notariuszem.
Zobowiązania i prawa wspólników

Wspólnicy zawierając umowę spółki zobowiązują się udostępnić spółce przez swoje udziały statutowy kapitał zakładowy. W ramach przysługujących im głosów ustanawiają zarząd spółki i decydują o podziale i wykorzystaniu zysków z jej działalności.

Sprzedaż udziałów osobom obcym, a nawet nie pożądanym – jeśli nie została statutowo wykluczona – jest zawsze możliwa. Można ją tylko wykluczyć poprzez indywidualnie i w formie aktu notarialnego sporządzoną umowę spółki.
Argumenty przemawiające za indywidualną umową spółki

Umowa spółki w formie aktu notarialnego może w indywidualny sposób regulować potrzeby GmbH lub UG (haftungsbeschränkt) prawa i obowiązki wspólników. Tylko w umowie sporządzonej w formie aktu notarialnego można ustanowić dla spółki:

  • jej kilkuosobowy zarząd,
  • specjalne uregulowanie kwestie jej reprezentowania,
  • wykluczyć dopuszczalność czynności prawnych, osób reprezentujących spółkę z samymi sobą lub będących jednoczesnie przedstawicielem strony przeciwnej,
  • założenie z ponad trzema wspólnikami,
  • rozmaite regulacje nie możliwe w protokóle wzorcowym.

Minimalna treść umowy spółki

Umowa spółki musi zawierać co najmniej:

  • firmę, to znaczy dopuszczalną nazwę handlową przedsiębiorstwa z opisem jej formy prawnej GmbH lub UG (haftungsbeschränkt),
  • adres siedziby spółki i ewentualnie adres osobnej siedziby administracyjnej, także poza terenem Niemiec,
  • opisany przedmiot działalności spółki,
  • imię, nazwisko, datę urodzenia i miejsce zamieszkania każdego wspólnika oraz
  • ilość i wartość nominalną każdego udziału.

Podczas wpisu do rejestru handlowego nie jest już wymagane przedstawienie zezwolenia na specjalną działalność gospodarczą. Zezwolenie należy posiadać w momencie podjęcia danej działalności gospodarczej.

Udział pieniężny i rzeczowy (aport)

UG (haftungsbeschränkt) można założyć tylko przez pieniężne udziały na rzecz statutowego kapitału zakładowego.

Zakładając GmbH można uiścić statutowe udziały na rzecz początkowego kapitału zakładowego w formie aportu. Jeżeli w statucie GmbH ustalono tylko pieniężny wkład na rzecz początkowego kapitału zakładowego, wtedy jego suma musi zostać uiszczona co do jednej czwartej i co najmniej w kwocie 12.500.00 € w momencie wpisania spółki do rejestru handlowego.

Statutowy aport, tzn. wkład rzeczowy, musi zostać udostępniony w pełni spółce przed jej wpisem do rejestru handlowego. W przypadku wątpliwości co do wartości aportu sąd może zażądać ekspertyzę rzeczoznawcy.

Ryzyko przy bardzo niskim kapitale zakładowym w UG (haftungsbeschränkt)

Przy bardzo niskim kapitale zakładowym, na przykład o wartości 1 EUR istnieje ryzyko zadłużenia przedsiębiorstwa i odpowiedzialności karno-prawnej za przewleczenie jego upadłości.

Ilość i wartość udziałów wspólników

W umowie należy wymienić imię, nazwisko, datę urodzenia i miejsce zamieszkania każdego ze wspólników wraz z wartością nominalną jego udziałów. W GmbH i UG (haftungsbeschränkt) wartość nominalna poszczególnych udziałów musi zostać wykazana w pełnych EUR. Każdy ze wspólników może przejąć więcej udziałów o takiej samej lub różnej wartości. Suma wszystkich udziałów musi odpowiadać wartości początkowego kapitału zakładowego.

Reprezentacja spółki

W umowie spółki należy uregulować kto i w jaki sposób może ją reprezentować. Jest to regularnie jedno- lub kilkuosobowy zarząd. W umowie notarialnej można ustalić, czy spółka będzie reprezentowana przez każdego członka zarządu osobno lub tylko niektórych z nich albo wszystkich razem. Zakładając spółką wspólnicy GmbH albo UG (haftungsbeschränkt) muszą przez postanowienie ustanowić jej zarządu. Zameldowanie i wpisanie zarządu do rejestru handlowego wymaga notarialnego uwierzytelnienia podpisów członków zarządu.

Członkowie zarządu

Członkami zarządu mogą być zarówno osoby obce jak i każdy ze wspólników spółki. W jednoosobowej GmbH lub jednoosobowej UG (haftungsbeschränkt) jej wspólnik ustanawia się na jednoosobowy zarząd.

Członkami zarządu w GmbH mogą zostać także obcokrajowcy. Jeśli będą prowadzić spółkę w Niemczech, należy sprawdzić czy potrzebują pozwolenie na pobyt i na pracę. Ewentualnie należy ustanowić dodatkowego członka zarządu w kraju.

Na członkach zarządu spoczywa wiele obowiązków prawnych. Między innymi odpowiadają spółce osobistym majątkiem za zarzucane im niedbalstwo podczas prowadzenia spółki. Członkowie zarządu muszą przed ich ustanowieniem pisemnie oświadczyć, że nie spełniają żadnych warunków wykluczających możliwość ich ustanowienia na członków zarządu spółki, i że zostali pouczeni o spoczywających na nich obowiązkach.

Członkiem zarządu nie może stać się osoba która została prawomocnie skazana.

  • Za popełnienie opóźnienia w złożeniu wniosku o ogłoszenie upadłości,
  • Za niewłaściwe informacje według §82 GmbHG albo §399 Ustawy o spółkach akcyjnych (AktG),
  • Z powodu niewłaściwego przedstawienia informacji według §400 AktG, §313 Ustawy o przekształcenia spółek (UmwG),
  • Według §§ 263 do 264 a albo 265b do 266a kodeksu karnego (StGB) z powodu oszustwa.

Ustawa wyklucza także możliwość ustanowienia członkiem zarządu osoby, która została skazana za granicą za podobne do wymienionych czynów.

Odpowiedzialność zarządu

Zarząd jest organem wykonawczym spółki, prowadzi jej sprawy i reprezentuje ją przez swoich członków. Na członkach zarządu spoczywa obowiązek lojalności wobec spółki. Członkowie zarządu są odpowiedzialni za różne ryzyka wynikające z ich funkcji. Należy do nich, na przykład:

  • Odpowiedzialność za nadużycie okazanego im zaufania oraz prawa do reprezentacji spółki. Członkowie zarządu mogą w tym przypadku odpowiadać spółce na przykład za transakcje spekulacyjne.
  • Odpowiedzialność za zobowiązania dotyczące podatków i księgowości. Jednym z najważniejszych zadań zarządu jest prowadzenie lub zagwarantowanie prowadzenia właściwej księgowości oraz bilansów spółki. W przypadku naruszenia tych obowiązków, członkowie zarządu odpowiadają wierzycielom spółki osobiście swoim prywatnym majątkiem i mogą zostać skazani karnie za wymienione naruszenia. W spółce zatrudniającej pracowników zarząd przejmuje obowiązki pracodawcy dotyczące składania miesięcznych deklaracji o podatku dochodowym i obrotowym oraz zatrzymania i odprowadzenia pracowniczych podatków dochodowych do urzędu skarbowego. To samo zobowiązanie istnieje odnośnie podatku obrotowego. W przypadku naruszenia tych obowiązków grozi członkom zarządu osobista odpowiedzialność majątkowa według §§ 69 i nast. podstawowej ustawy podatkowej (AO), a także konsekwencje karne wynikające z §§ 370 I albo 378 I AO.
  • Odpowiedzialność dotycząca ubezpieczenia socjalnego. Członkowie zarządu muszą zadbać o obowiązki wynikające z przepisów socjalnych. Są zobowiązani zameldować Pracowników spółki w ustawowym ubezpieczeniu chorobowym i odprowadzić do niego składki pracownicze za ubezpieczenie socjalnego (chorobowe, rentowe i na wypadek bezrobocia itd.). Członkowie zarządu odpowiadają osobiście za nieodprowadzone składki do ubezpieczenia socjalnego. Jest to czynem karnym.
  • Odpowiedzialność w przypadku upadłości. W przypadku grożącej upadłości z powodu zadłużenia lub niewypłacalności spółki, członkowie zarządu są zobowiązani w przeciągu trzech tygodni postawić wniosek o otwarcie upadłości. Jeśli tego nie zrobią w wymienionym terminie, grożą im konsekwencje karne według § 84 I Nr.2 GmbHG. Członkowie zarządu odpowiadają osobiście za płatności spółki podczas nie zgłoszonej a zaistniałej upadłości. W wymienionym przypadku grozi im karalności według przepisów o oszustwie i czynach karnych podczas upadłości.
  • Nowo rozszerzona odpowiedzialność za wypłaty dla wspólników w przypadku, w którym musiały one prowadzić do niewypłacalności spółki.

Koszty założenia spółki

Koszty założenia spółki zależą od wartości początkowego kapitału zakładowego oraz od decyzji o zastosowaniu protokołu wzorcowego albo indywidualnej umowy spółki. Regularnie należy liczyć się z kosztami

  • za notarialną umowę spółki lub notarialne poświadczenie protokółu wzorcowego,
  • notarialne poświadczenie postanowienia wspólników odnośnie ustanowienia zarządu,
  • notarialne poświadczenie podpisów wspólników i wzorów podpisów członków zarządu,
  • zameldowanie spółki do rejestru,
  • wpisu spółki do rejestru handlowego,
  • opłat za opublikowanie wpisu spółki do rejestru handlowego,
  • honorarium notariusza i adwokata za porady i sporządzenie umowy spółki.

Rejestracja spółki w rejestrze handlowym

Spółkę można zarejestrować w rejestrze handlowym po udostępnieniu jej przez wspólników początkowego kapitału. Zgłoszenie rejestracji do rejestru handlowego dokonuje zarząd spółki składając odpowiedni wniosek do właściwego sądu rejestrowego. Osoby wybrane na członków zarządu są zobowiązane dołączyć do wniosku pisemne oświadczenie, z którego powinno wynikać, że nie spełniają żadnych warunków, które zabraniają im przejęcie funkcji członka zarządu. Jest także konieczne ich oświadczenie, iż wkłady na pokrycie początkowego kapitału zakładowego zostały w całości wniesione zgodnie ze statutem spółki i mogą w imieniu spółki dowolnie nimi dysponować.

Skutki rejestracji

Wpis do rejestru handlowego ma charakter konstytutywny. GmbH i UG (haftungsbeschränkt) powstają dopiero, gdy zostaną wpisane do rejestru. Przed złożeniem wniosku o zarejestrowanie spółki należy rozróżnić dwie fazy organizacyjnoprawne dotyczące statutu nie zarejestrowanej jeszcze spółki. Pierwszą fazą jest, tzw. faza przed założeniem spółki, a drugą fazą, tzw. faza przed powstaniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W fazie przed założeniem spółki wspólnicy ustalili w prawnie wiążący sposób że zawrą umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Spółka z o.o. przed jej założeniem jest traktowana tak, jakby była spółką cywilną. W tej fazie wspólnicy odpowiadają osobiście za zobowiązania, które zostaną zawarte dla przyszłej spółki z o.o.. Fazę spółki z o.o. przed jej powstaniem charakteryzuje notarialnie sporządzona lub poświadczona umowa spółki GmbH lub UG (haftungsbeschränkt). W tym stadium spółka nie jest jeszcze zarejestrowana w rejestrze handlowym. W sądownictwie uznano, że spółka z o.o. przed jej powstaniem może mieć własną osobowość prawną, nabywać prawa i obowiązki, posiadać nazwę i firmę. Dlatego może się posługiwać swoją firmą z dodatkiem „ in Gründung” („w założeniu”) albo odpowiednim skrótem „i.G.” . Osoby reprezentujące spółkę z o.o. przed jej powstaniem odpowiadają za zobowiązania spółki osobiście i solidarnie. Ta odpowiedzialność wygasa w momencie rejestracji spółki w rejestrze handlowym. Niezależnie od odpowiedzialności osób występujących w imieniu spółki z o.o. przed jej powstaniem odpowiadają także za jej zobowiązania jej wspólnicy osobiście.
Inne zmiany w przepisach po reformie GmbH

  • Prawo przekształcenia własnego kapitału

Spłatę pożyczki udzielonej spółce przez jej wspólników nie traktuje się już jako zabronioną wypłatę kapitału spółki. Pożyczki lub podobne świadczenia udzielone przez wspólników spółce nie traktuje się już jako kapitał, którym dysponuje spółka. W przypadku upadłości spółki tego typu świadczenia wspólników są traktowane w stosunku do innych zobowiązań spółki jako drugorzędne.

  • Cash-Pooling

Świadczenie spółki na rzecz wspólnika nie traktuje się wtedy jako zabronioną wypłatę z majątku spółki, jeśli jest aktywną wymianą majątku, tzn. spółka nabywa w zamian za świadczenie udzielone wspólnikowi równowartościowe roszczenie. W ten sposób został uregulowany, tak zwany „Cash-Pooling”.

  • Odpowiedzialność wspólników za postanowienia zarządu

Jeżeli wspólnicy ustanowią z niedbale lub umyślnie na zarząd osobę która ustawowo jest wykluczona z tej funkcji, wtedy odpowiadają osobiście za powstałe z tego powodu szkody.

  • Obowiązek złożenia wniosku o otwarcie upadłości

Zmiany w prawie GmbH przewidują rozszerzenie obowiązku złożenia wniosku w celu otwarcia upadłości GmbH lub UG (haftungsbeschränkt), nie mających zarządu na wspólników.

  • Aktualna lista wspólników

Ze względu na odpowiedzialność wspólników ich aktualna lista ma, szczególnie w przypadku nabycia udziałów spółki w dobrej wierze, coraz większe znaczenie.

  • Podwyższenie kapitału zakładowego

Wspólnicy mogą już w umowie spółki upoważnić zarząd do podwyższenia kapitału zakładowego.

  • Elektroniczny rejestr handlowy

Przez wprowadzenie elektronicznego rejestru handlowego wszystkie dokumenty, które są konieczne do zarejestrowania spółki można przesłać tylko drogą elektroniczną do rejestru.